Política de Privacidade

Esta página explica o que a XYZ Prints faz com os seus dados pessoais: o que recolhemos, para quê, quem mais os trata, quanto tempo os guardamos e o que nos pode pedir.

Quem é o responsável

A XYZ Prints é uma marca de Pedro Duarte Guimarães – FOTOGRAFIA, Unipessoal, Lda., entidade responsável pelo tratamento dos dados pessoais descritos nesta página.

NIPC: 514471182
Morada: Rua Ilha do Principe 3A, Armazém E, 1170-182 Lisboa, Portugal
E-mail para qualquer questão sobre os seus dados: info@xyz-prints.com

As marcas XYZ — XYZ Books e XYZ Prints — partilham um único sistema de gestão, operado pela mesma pequena equipa do estúdio. Os clientes, as encomendas e os ficheiros de cada marca são mantidos separados nesse sistema, e os seus dados só são usados pela entidade com quem trata.

O que recolhemos e para quê

Quando encomenda

O seu nome, endereço de e-mail, telefone, moradas de faturação e de entrega, o seu número de contribuinte se o indicar, o que encomenda, as notas que acrescentar e como e quando pagou. Usamo-los para produzir, entregar e faturar a sua encomenda e para o ajudar depois dela; sem eles não podemos aceitar a encomenda. O fundamento é o contrato consigo (RGPD, artigo 6.º, n.º 1, alínea b)); a conservação das faturas e dos registos contabilísticos é uma obrigação legal (alínea c)).

Se indicar um número de IVA de outro país da União Europeia, verificamo-lo no serviço VIES da Comissão Europeia, como as regras do IVA exigem para uma venda sem IVA português.

Os seus ficheiros

As imagens e os documentos que envia para impressão, com a informação que guardam dentro deles — que pode incluir a câmara, a data e, se a câmara o registou, o local onde a fotografia foi tirada. Usamo-los apenas para preparar, imprimir e, se nos pedir, reimprimir a sua encomenda, e para lhe mostrar uma pré-visualização. Fundamento: o contrato.

Se criar uma conta

O seu endereço de e-mail, o seu nome e moradas, o seu número de contribuinte se o indicar, e uma palavra-passe, que guardamos apenas numa forma codificada que não permite recuperá-la. A sua conta mostra as suas encomendas e os ficheiros que nos enviou. Fundamento: o contrato — foi o próprio que pediu a conta.

Quando pede um orçamento, marca uma visita ou nos escreve

O seu nome, endereço de e-mail e o que nos diz, com os ficheiros que enviar; para uma visita, também o seu telefone e as horas que lhe convêm. Usamo-los para lhe responder e preparar o orçamento. Fundamento: diligências pré-contratuais a seu pedido (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)) ou, nas outras mensagens, o nosso interesse legítimo em responder a quem nos escreve (alínea f)).

Os assistentes do estúdio

Para trabalhar mais depressa, o estúdio pode pedir a um assistente baseado num modelo de linguagem (Claude, da Anthropic) que leia um pedido ou um e-mail e prepare uma resposta ou um orçamento. Uma pessoa do estúdio lê sempre o rascunho e decide o que é enviado; o assistente nunca envia nada sozinho. Quando lê a nossa caixa de correio, guarda um resumo de uma linha de cada conversa e o respetivo rascunho até 60 dias depois de ter visto a conversa pela última vez entre o correio dos últimos 14 dias que lê — cerca de 74 dias depois da última atividade da conversa, e nunca mais de 120. Quando alguém do estúdio o corrige — reescreve um rascunho antes de o enviar, responde a uma pergunta que ele fez ou avalia o seu tom —, guarda também esse rascunho, a resposta enviada ou a decisão tomada, o nome do remetente e o assunto, para aprender com eles: as últimas 200 correções de cada caixa de correio, sem limite de tempo, até o assistente ser desligado nessa caixa.

Para preparar faturas, recibos e notas de crédito no nosso programa de faturação, o estúdio pode também usar um assistente baseado no Claude (Anthropic), que funciona no computador do próprio estúdio. Recebe os dados da encomenda ou da fatura em causa — o seu nome, número de contribuinte, morada e o que comprou — e apresenta o documento que propõe numa folha de revisão na nossa conta Google. Nada é emitido antes de uma pessoa do estúdio verificar essa folha e o confirmar.

Encomendas dos nossos parceiros comerciais

Alguns parceiros comerciais fazem-nos encomendas para os seus próprios clientes. Se receber uma dessas encomendas, o responsável pelos seus dados é o parceiro: usamos o nome, a morada e o telefone que ele nos indica apenas para produzir e entregar essa encomenda, e não o contactamos.

Pagamentos

Recebemos o meio de pagamento, o montante, se e quando foi pago e a referência do prestador de pagamento. Os pagamentos com cartão, Apple Pay e Google Pay são tratados pela Stripe e os pagamentos PayPal pelo PayPal: os dados do cartão ou da conta são introduzidos junto deles e nunca vemos o número completo do seu cartão. Numa transferência bancária, vemos o nome e a referência da transferência. Fundamento: o contrato.

Segurança do site

Os nossos formulários e a finalização da compra procuram sinais de abuso automatizado — um campo escondido que uma pessoa nunca preenche e um formulário enviado mais depressa do que uma pessoa o conseguiria preencher — sem desafios para resolver e sem serviços externos. Para travar avalanches de pedidos, contamo-los em memória — por endereço de internet e, em algumas ações, por endereço de e-mail ou por marcação — sempre numa forma codificada que não permite recuperá-los. A maior parte das contagens é esquecida ao fim de 10 minutos, algumas ao fim de uma hora e as mais longas ao fim de 24 horas; um reinício do servidor esquece-as todas. Os servidores do nosso fornecedor de alojamento guardam os registos técnicos habituais (endereço de internet, página pedida, navegador). Fundamento: o nosso interesse legítimo num site seguro e a funcionar (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)).

Estatísticas de visitas

Para perceber como o site é usado, contamos as páginas vistas: a página e o seu título, quanto tempo ficou nela, o site de onde veio, as etiquetas de campanha da ligação, o seu país, a sua língua, o tipo de dispositivo, o navegador e o sistema operativo. A largura do ecrã serve apenas para saber o tipo de dispositivo e não é guardada. Uma visita é reconhecida apenas por um código calculado a partir do seu endereço de internet e do navegador, que muda todos os dias, pelo que não o conseguimos seguir de um dia para o outro; nunca guardamos o seu endereço de internet nem usamos cookies para isto. Os números são apagados ao fim de 365 dias. Fundamento: o nosso interesse legítimo em perceber como o site é usado (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)); pode opor-se escrevendo-nos.

Quem mais trata os seus dados

Apenas os prestadores de serviços de que precisamos, cada um na sua parte:

A PTISP (Portugal) aloja o site, a base de dados e os ficheiros.
O KeyInvoice, o nosso programa de faturação, emite as faturas com o seu nome, número de contribuinte, morada e o que comprou; como a lei exige, os dados das faturas são comunicados à Autoridade Tributária e Aduaneira.
A Stripe — pagamentos com cartão e carteiras digitais.
O PayPal — pagamentos PayPal.
A transportadora que entrega a encomenda — normalmente os CTT – Correios de Portugal — recebe o nome, a morada e o telefone que constam da embalagem.
O nosso servidor de correio (mail.xyz-prints.com) transporta os e-mails que nos envia e os que lhe enviamos, e guarda-os na nossa caixa de correio.
A Google guarda as folhas de revisão do nosso assistente de faturação, na nossa conta Google.
O Dropbox guarda uma cópia dos ficheiros e documentos de cada encomenda, para a produção e para reimpressões, e cópias cifradas das nossas cópias de segurança.
A Anthropic opera o modelo de linguagem dos assistentes descritos acima: o que lhes pedimos para ler — um pedido ou um e-mail ou os dados de uma fatura a preparar — é enviado à Anthropic para ser processado.

Os prestadores de pagamento usam também os dados do pagamento para os seus próprios deveres, como a prevenção da fraude, segundo as suas próprias políticas de privacidade. Não vendemos os seus dados nem os usamos para publicidade ou definição de perfis.

Fora da União Europeia

A maior parte dos seus dados fica na União Europeia. O Dropbox guarda dados nos Estados Unidos; a Dropbox, Inc. está certificada ao abrigo do Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, e o Dropbox recorre também às cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia. A Anthropic trata dados nos Estados Unidos ao abrigo das cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia. A Google pode tratar as folhas de revisão fora da União Europeia; recorre ao Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA e às cláusulas contratuais-tipo. A Stripe e o PayPal podem transferir dados de pagamento para fora da União Europeia com as garantias descritas nas suas próprias políticas de privacidade.

Quanto tempo guardamos os dados

Encomendas, faturas e registos de pagamento: durante o prazo em que a lei fiscal e contabilística nos obriga a conservá-los — atualmente dez anos.
Um ficheiro enviado mas nunca posto no carrinho: 6 horas.
Um carrinho que não chega a ser encomenda: apagado 48 horas depois da última alteração; os ficheiros que lá pôs, pelo menos 72 horas depois de os acrescentar e no máximo 48 horas depois de apagado o carrinho.
Os ficheiros de uma encomenda nunca paga: 7 dias depois de feita a encomenda, se foi cancelada, ou 60 dias, se ficou por pagar.
Os ficheiros de qualquer encomenda: apagados do nosso servidor 7 dias depois de copiados com segurança para o nosso arquivo e, em qualquer caso, 730 dias depois da encomenda; a pequena pré-visualização de uma encomenda paga fica com a encomenda. A cópia no arquivo é guardada para podermos reimprimir para si e é apagada a seu pedido quando não formos obrigados a guardá-la.
A sua conta: até nos pedir para a encerrar.
Pedidos de orçamento, pedidos de visita e e-mails: com os nossos registos do pedido ou do trabalho a que deu origem; apagamo-los a seu pedido quando não formos obrigados a guardá-los.
Estatísticas de visitas: 365 dias.
Os resumos e rascunhos do assistente sobre o nosso correio: até 60 dias depois de ter visto a conversa pela última vez entre o correio dos últimos 14 dias que lê — cerca de 74 dias depois da última atividade da conversa, e nunca mais de 120; as correções com que aprende: as últimas 200 de cada caixa de correio, até o assistente ser desligado nessa caixa. O texto enviado ao modelo é apagado do nosso sistema assim que a resposta é lida.
As nossas conversas com o assistente de faturação: até as apagarmos.
Cópias de segurança: cifradas, guardadas durante cerca de 30 dias.

Os seus direitos

Pode pedir-nos a qualquer momento:

uma cópia dos dados que temos sobre si (acesso), e recebê-los num ficheiro que possa levar para outro lado (portabilidade);
que os corrijamos (retificação) — os dados da sua conta pode alterá-los o próprio;
que os apaguemos (apagamento): apagamos os seus dados e os seus ficheiros e guardamos apenas o que a lei nos obriga a guardar, como as faturas;
que limitemos o que fazemos com eles (limitação), ou opor-se ao que fazemos com base no nosso interesse legítimo (oposição);
retirar um consentimento que tenha dado, sem afetar o que foi feito antes.

Escreva para info@xyz-prints.com. Respondemos no prazo de um mês e podemos pedir-lhe primeiro que confirme a sua identidade.

Se considerar que não respeitámos os seus direitos, pode apresentar reclamação à autoridade portuguesa de proteção de dados, a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) — www.cnpd.pt, Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa.

Decisões sobre si

Nenhuma decisão sobre si é tomada apenas por um computador. Uma encomenda que as nossas verificações considerem invulgar fica retida até uma pessoa do estúdio a ver, e os assistentes apenas preparam rascunhos.

Cookies

Este site usa apenas os cookies de que precisa para funcionar, além dos da Stripe nas páginas do carrinho e da finalização da compra quando os botões Apple Pay ou Google Pay são mostrados. A nossa política de cookies descreve cada um deles.

Alterações

Quando esta política mudar, publicamos aqui a nova versão com a respetiva data.

Rascunho — a aguardar revisão jurídica (4 de outubro de 2026).